仕事ができる人になれる!6W3Hの使い方と5W1Hとの違いとは

仕事の進め方
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こんにちは!ファイナンシャルプランナーの山中健史です。
上司や先輩に「君の報告はよくわからない」「報告書の内容がわかりづらい」などと言われて事はありませんか?それは相手が求める情報を上手く伝えられてないからだと思います。

「それじゃ、どうしたら上手く伝えることができるの?」と思われている方に向けて6W3Hの活用法を今回はお伝えしていきたいと思います。

6W3Hを知っているとビジネスシーンで分かりやすいメールや上司への報告などが行えるようになります。この6W3Hをうまく使いこなせれば、周りと人達と差を付けれれる報告や文章ができるようになります。

そんな6W3Hの凄さについてお話していきたいと思います。

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いったい6W3Hってなに?5W1Hとは何が違うの?

まずは6W3Hとはいったいなんなのかをお話していきたいと思います。

  1. Who(誰が)
  2. When(いつ)
  3. Where(どこで)
  4. What(何を)
  5. Why(なぜ)
  6. Whom(誰に)
  7. How(どのように)
  8. How many(どれくらいの量で)
  9. How much(いくらか)

5W1Hなら聞いたことがあるという方が多いと思いますが、最近のビジネスシーンでは5W1Hの進化系である6W3Hで会話や文章の内容などに活用していこうという動きがあります。では5W1Hと6W3Hの違いについて以下の表にまとめていきたいと思います。

5W1H 6W3H
Who(誰が) Who(誰が)
When(いつ) When(いつ)
Where(どこで) Where(どこで)
What(何を)  What(何を)
Why(なぜ) Why(なぜ)
How(どのように) Whom(誰に)
How(どのように)
How many(どれくらいの量で)
How much(いくらか)

「6W3Hは分かったけど、どのシーンで使えばいいの」って思いますよね。それぞれの頭文字を取っているのですが、表をみて頂くとわかる通り、5W1HはWhom、How many、How muchを除いたもの物になります。
最近のビジネスシーンではWhom(誰に)、How many(どれくらいの量で)、How much(いくらか)が重要だと言われています。

6W3Hの活用方法

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まずは、ビジネスマンの基本「ホウレンソウ」の時です。ホウレンソウは報告、連絡、相談の頭文字です。
上司や先輩への報告や連絡の際に6W3Hが役に立ちます。
上司に伝え方が悪くて何が言いたいの?のような事を言われたことはありませんか?
そんな時に6W3Hが役に立ちます。報告や連絡する際に6W3Hを織り交ぜて報告すれば
相手に伝える内容が伝わり易くなります。

上司に報告する時は一度、頭の中を整理して6W3Hの用法に報告する内容を置き換えてしっかり伝えれば上司の評価も上がると思います。

また、お客様などに商品説明をする際もこの6W3Hを用いて会話ができれば分かりやすく伝えることができ、商談もスムーズに進むようになります。話の内容が分かりやすい営業は、お客様からの信頼も厚くなっていくと思います。

6W3Hは会話だけではない!メールや文章にも活用できる

メールをお客様や仕入れ先、上司などに送る際も6W3Hを活用すると相手に正確に内容を伝えることが出来ます。最近はメールでやり取りすることが多いと思います。
メールはエビデンスとして残せるし、時間を気にせずに相手に送ることができるのでとても便利なツールです。

しかし、伝え方の内容が不十分だと、相手に誤解を招いてトラブルになってしまう可能性もあり、さらにそれが形に残ってしまうので、自分の立場が弱くなってしまうことにもなります。
そういった誤解を招かない為にメールでもしっかり6W3Hを活用することでトラブルも防ぐことが出来ます。

6W3Hの活用例

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実際にどのように6W3Hをビジネスシーンに盛り込んでいけばよいのかをお話しします。
私の場合はお客様との打ち合わせの時に6W3Hを意識した質問をします。そうすることで上司への報告も楽になります。ここで実際にどのように6W3Hを活用しているのかお客様との打ち合わせノートから上司への報告までの例をお伝えしたいと思います。

あなたはカーディーラーの営業マンだとします。お得意様の会社の社長と面談をし6W3Hを意識して以下のノートを面談から書いたとします。

①打合せノート

客先:未来商事 鈴木社長
日時10/04 10:00
場所:未来商事本社
打合せ内容:現在、使用している営業車を新しくしたい。
燃費を良くして経費を浮かせたいから
低燃費車が欲しい。
節税対策で今期内(決算日3月)に一括で購入する。
購入予定台数:10台
予算は2,000万円

このノートの内容で書き留めておけば6W3Hがすべて網羅されています。この内容から上司への報告はこうなります。

 

②報告内容

本日(When)、未来商事の鈴木社長(Who)と本社(where)で面談を行ってきました。
現在使用している営業車10台(How many)を燃費を上げて経費を抑えたいので(why)リプレースしたいとの事でした。(What)
購入時期は今期中(when)に一括払いで(How)購入すると仰っていて予算は2,000万(How much)
購入確度も高いとの事なので我々の今期の営業数字に見込んで問題ないと思います。

今回Whomがないのは触れないで頂けると嬉しいです。

これだけの報告ができれば上司が突っ込むところがないと思います。それでも突っ込む上司がいたとしたらただの嫌味な上司ですね。

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まとめ

今回は6W3Hにつていお話させて頂きました。意外と自分はしっかり相手に内容を伝えられていると思っているかもしれませんが相手はそう感じていおらず、違った解釈をしてしまっている可能性が多くあると思います。

ビジネスの基本はコミュニケーションです。仕事をしていれば一日最低でも一回は誰かと会話をするはずです。そうした会話の中で6W3Hを取り入れてコミュニケーションを円滑に進めていければミスなどを減らすことができ仕事も上手くいくと思います。

私は6W3Hを意識する為にパソコンのモニタに付箋に6W3Hを全部書き出して貼っています。こんな偉そうな記事を書いていますが、私も6W3Hを使う事を忘れてしまう事があるからです。
この記事を通じて6W3Hを活用し、仕事を円滑に進めるこが出来るようになって頂けるお手伝いが出来たら幸いです。

 

 

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